Business Intelligence System

für die Mobile Familien- und Pflegedienste der Caritas

Administrator

Das Unternehmen

Die Mobilen Familien- und Pflegedienste“ der Caritas für Betreuung und Pflege bieten Betreuungsdienstleistungen für Familien und ältere Personen in verschiedenem Leistungsumfang an. Das Fachpersonal besucht dazu die Betroffenen in ihrem eigenen Heim.

Derzeit sind über 600 MitarbeiterInnen mit verschiedenen fachspezifischen Ausbildungen im mobilen Einsatz in Oberösterreich tätig.

Anforderungen

Bei den „Mobilen Familien- und Pflegedienste“ der Caritas ist eine Branchensoftwarelösung (Vivendi Mobil – http://www.connext.de/) im Einsatz. Diese Software wird zur Pflege der Stammdaten von KundInnen und MitarbeiterInnen sowie zur Erfassung von Daten bei Pflegeeinsätzen verwendet.

Zusätzliche relevante Daten werden in weiteren Datenbanksystemen erfasst und gepflegt.

Von Seiten der „Mobile Familien- und Pflegedienste“ der Caritas war die zentrale Anforderung an dieses Projekt, das Berichtswesen für die Träger der Kosten bereit zu stellen. Dies erforderte die Verknüpfung von Daten aus den verschiedenen Datenbanken, die Anreicherung mit zusätzlichen Informationen und die Berechnung von geforderten Kennzahlen.

Weitere Anforderungen waren:
  • die Unterstützung des Managements mit aktuellen Kennzahlen zur Planung und Optimierung des laufenden Betriebs,
  • die Bereitstellung von Monats- und Detailauswertungen für TeamleiterInnen und MitarbeiterInnen,
  • die Steigerung der Datenqualität durch effizientes Aufdecken von Fehleingaben
  • und die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Regelungen.

​Lösung

Realisiert wurde ein Business Intelligence System. Dazu wurde zunächst ein Data Warehouse umgesetzt, welches flexible Auswertungen ermöglicht und die Abbildung historischer Datenstände übernimmt.

Die Umsetzung der Extraktions-, Transformations und Beladungslogik (ETL) wurde mit dem Data Integration Tool „Talend Open Studio Community Edition“ umgesetzt. Das Data Warehouse wurde als eine MySQL Datenbank aufgesetzt.

Als Reporting-Lösung kommt der „JasperReports Server Community Edition“ zum Einsatz. Mittels der Web-Oberfläche dieses Produkts können BenutzerInnen - abhängig von deren Berechtigung - tagesaktuelle Reports jederzeit abrufen.

Die leichte Bedienbarkeit des „JasperReports Servers“ und der damit verbundene geringe Schulungsaufwand ermöglicht es jetzt den Benutzern selbstständig tagesaktuelle Berichte abzurufen. Bis dato mussten Berichte per Email an die Empfänger in periodischen Abständen gesendet werden.

Eine weitere Komponente des „JasperReport Servers“ ermöglicht Anwendern individuelle Analysen zu erstellen, für welche selbst bei neuen Fragestellungen keine Programmierung oder IT-Know-How notwendig ist.

Eine wesentliche Aufgabe des Business Intelligence Systems ist die Aufbereitung von Leistungen nach komplexen Regeln. Fehlerfreie Quelldaten sind dazu unbedingt notwendig. Fehlerhafte Informationen in den Quellsystemen bzw. Abweichungen von Informationen zwischen den verschiedenen Quellsystemen müssen von den BenutzerInnen bearbeitet werden. Um die Datenqualität im Data Warehouse zu sichern, werden Probleme vom Business Intelligence System erkannt und so aufbereitet, dass die verantwortlichen BenutzerInnen diese selbstständig korrigieren können, bzw. auch lernen diese Probleme zukünftig zu vermeiden.

Vorgehen und Umsetzung

Zur Umsetzung mussten zunächst die Berechnungsregeln dokumentiert werden. Da das abzulösende Host-System nicht alle Anforderungen erfüllte, bzw. sehr viele neue oder geänderte Anforderungen umgesetzt werden sollten, wurde zusammen mit den AnwenderInnen in Workshops eine detaillierte Spezifikation für das Data Warehouse und für benötigte Kennzahlen der Fachbereiche erstellt. Diese Anforderungen wurden für einen Fachbereich in einer ersten Stufe umgesetzt, wodurch sehr schnell auch Ergebnisse für die AnwenderInnen sichtbar wurden. In weiteren Umsetzungsstufen wurden weitere Fachbereiche und Kennzahlen umgesetzt. Das Datenmodell, welches als Sternschema umgesetzt wurde, erwies sich dabei als sehr stabil – sozusagen als solides Fundament des Data Warehouses - und erlaubte so die sehr schnelle Bereitstellung dieser zusätzlichen Anforderungen.

Bei der Umsetzung von Reports wurde darauf geachtet, den Wartungsaufwand möglichst gering zu halten. Sehr oft war die Anforderung an Reports, diese für verschiedene Hierarchieebenen zu erstellen. Diese unterscheiden sich in erster Linie durch die Gruppierung der Informationen und durch das Aus- bzw. Einblenden von Detailinformationen. Mit „JasperReports“ war es möglich, durch die Anwendung von Parametern, diese flexibel zu konfigurieren und zu erstellen. Damit ist es gelungen, trotz der verschiedenen Sichten auf die Daten, nur einen Report zu erstellen. Der Wartungsaufwand bleibt so gering.

Die Umsetzung des Gesamtsystems in Stufen erwies sich als praktikabel und wurde nach Plan durchgeführt. Nach wie vor werden zusätzliche Kennzahlen zu neuen Anforderungen und weiteren Fachbereichen umgesetzt, sowie bestehende Berechnungslogiken an veränderte Anforderungen angepasst. Diese Arbeiten können durch die solide Basisarchitektur des Business Intelligence Systems sehr schnell und effizient realisiert werden.