Ein Use Case stellte uns vor die Herausforderung, Anwesenheiten von MitarbeiterInnen abzudecken, die außerhalb der klassischer 9-to-5-Arbeitszeiten tätig sind. Insbesondere für Personen, die in der Nacht arbeiten und Anspruch auf Zuschläge haben, die sowohl von der Arbeitsdauer als auch der Uhrzeit abhängen, musste eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt werden.
Als Basis wurde die eigens entwickelte Datenpol App dp Time Report für die ERP-Software Odoo um Funktionalitäten erweitert, welche in den folgenden Abschnitten vorgestellt werden.
Dank dieser gesammelten Erfahrungen kann das Spektrum der Einsatzmöglichkeiten von Odoo in Österreich erheblich erweitert werden.
Gesetztes konforme Zeiterfassung für österreichische Unternehmen in Odoo
Der dp Time Report hat eine solide Basis geschaffen, um die spezifischen Anforderungen der österreichischen Zeiterfassung im ERP-System Odoo optimal abzubilden. Dieses innovative Modul kombiniert zentrale Odoo-Standardmodule wie Anwesenheiten, Abwesenheiten und Projekte, um eine benutzerfreundliche und transparente Darstellung für Mitarbeitende, Teamleiter
und die Geschäftsführung zu gewährleisten.
Erweiterte Anwesenheitserfassung für individuelle Bedürfnisse
Durch die Erweiterung des Moduls "Anwesenheiten" bietet der dp Time Report eine flexible Lösung, um verschiedene Anwesenheitstypen wie Homeoffice, Reisezeit oder Arztbesuche effizient zu definieren und auszuwerten. Dies sorgt für eine präzise Erfassung und Abrechnung von Arbeitszeiten und optimiert die Transparenz für alle Beteiligten.
Feiertage und Abwesenheiten richtig managen
Das Modul "Abwesenheiten" ermöglicht die einfache Hinterlegung von Feiertagen, die in der Zeiterfassung automatisch berücksichtigt werden. Damit gewährleistet der dp Time Report, dass gesetzliche Vorgaben korrekt verarbeitet und in die Stundenberechnung integriert werden.
Transparente Handhabung von Über- und Mehrstunden
Ein besonderer Mehrwert des dp Time Reports liegt in der differenzierten Erfassung und Verwaltung von Überstunden und Mehrstunden. Überstunden können basierend auf vordefinierten Bedingungen erfasst und in separate Töpfe übertragen werden. Diese können später ausgezahlt oder in Zeitausgleich umgewandelt werden. Mehrstunden hingegen werden separat dokumentiert und können in den nächsten Abrechnungszeitraum übernommen oder konsumiert werden.
Flexible Zuschlagsregelungen und Überstundenpläne
Mit dem dp Time Report können Überstundenpläne hinterlegt werden, die verschiedene Zuschlagsregelungen wie etwa Zuschläge für Wochenendarbeit oder Feiertage berücksichtigen. Die Definition von Zuschlägen kann sowohl für ganztägige Arbeitszeiten als auch für spezifische Zeiträume vorgenommen werden. Überstundentöpfe können individuell konfiguriert und nach festgelegten Regeln priorisiert werden, um eine genaue und gesetzeskonforme Erfassung zu ermöglichen.
Maßgeschneiderte Zeiterfassungslösung für österreichische Unternehmen
Der dp Time Report bietet österreichischen Unternehmen eine maßgeschneiderte, flexible und transparente Zeiterfassungslösung, die sich nahtlos in Odoo integriert. Mit dieser Lösung werden sowohl rechtliche Anforderungen als auch betriebliche Vorgaben optimal unterstützt, was eine effizientere und konforme Zeiterfassung sicherstellt.
Diese umfassende Zeiterfassungslösung steigert die Produktivität und vereinfacht die Verwaltung von Arbeitszeiten. Dank des modularen Aufbaus und der benutzerfreundlichen Oberfläche bietet der dp Time Report die ideale Unterstützung für Unternehmen, die ihre Buchhaltung und Zeiterfassung mit Odoo optimieren möchten.
Zeiterfassung über den Tag hinaus
Eine wichtige Erweiterung im Rahmen unserer Odoo-Anpassung war die Möglichkeit, Zeiterfassung über Nacht hinweg zu buchen. Der Odoo-Standard, der keine Arbeitszeiterfassung über Mitternacht hinaus erlaubt, wurde durch maßgeschneiderte Lösungen erweitert. Dies ermöglicht eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten, speziell für Nachtarbeit und Schichtmodelle, bei denen Zuschläge eine große Rolle spielen.
Optimierungen im Zeiterfassungsprozess:
- Nachtarbeitszuschläge: Arbeitszeiten, die nach Mitternacht anfallen, werden korrekt zugeordnet und automatisch berechnet. Unternehmen können so Nachtzuschläge und andere Boni effizient verwalten.
- Gesetzliche Pausenregelungen: Durch automatisierte Warnmeldungen wird die Einhaltung von Pausen- und Maximalarbeitszeitvorgaben gewährleistet. Zum Beispiel wird nach sechs Stunden Arbeitszeit eine verpflichtende 30-minütige Pause signalisiert.
- Flexibilität bei Kollektivverträgen: Unternehmen, die mit unterschiedlichen kollektivvertraglichen Regelungen arbeiten, profitieren von der Flexibilität der Odoo-Anpassung. Die Zeiterfassung kann an spezifische arbeitsrechtliche Vorgaben angepasst werden.
Diese Erweiterungen ermöglichen es Unternehmen, die in Österreich tätig sind, ihre Zeiterfassungsprozesse zu automatisieren und gleichzeitig rechtliche Anforderungen wie Pausenregelungen und Mindestarbeitszeiten problemlos einzuhalten.
Mit dieser maßgeschneiderten Lösung wird Odoo zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen in Schichtbetrieben und solche, die flexible Arbeitszeiten anbieten. Dadurch wird die Plattform noch umfassender für verschiedenste Arbeitszeitmodelle und Branchen einsetzbar und steigert die Effizienz im Arbeitsalltag.
Zeiterfassung mit Projektzuordnung
Die Zeiterfassung mit Projektzuordnung stellt eine wesentliche Erweiterung für Unternehmen dar, die ihre Projekt- und Arbeitszeiten effizient verwalten möchten. Um doppelte Arbeitsschritte zu vermeiden, wurde eine 1:1-Übersetzung der Projektzeiten in Anwesenheitszeiten als optionale Funktion in Odoo integriert.
Das bedeutet, dass Mitarbeiter nur ihre Arbeitszeit auf eine Aufgabe buchen müssen. Im Hintergrund wird automatisch eine Anwesenheit erzeugt, welche gleichzeitig Anwesenheitsregelungen überprüft und mögliche Zulagen berechnet. Die Lösung gewährleistet, dass keine Doppelbuchungen entstehen und die Zeiterfassung sowohl präzise als auch effizient bleibt.
Diese Erweiterung optimiert den Workflow erheblich, da der Buchungsaufwand reduziert und gleichzeitig die Datenintegrität in Bezug auf Projekt- und Anwesenheitszeiten sichergestellt wird. Unternehmen können so ihre Ressourcenplanung verbessern und gleichzeitig die Effizienz der Zeiterfassung steigern.
Vorteile der Projektzuordnung in Odoo:
- Automatisierte Zuordnung von Projekt- zu Anwesenheitszeiten.
- Vermeidung von Doppelbuchungen durch intelligente Zeiterfassungsmechanismen.
- Überprüfung von Anwesenheitsregelungen und automatische Berechnung von Zulagen.
- Optimierter Workflow und effizientere Datenerfassung für eine präzise Abrechnung.
Diese Funktionalität macht Odoo zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen, die Projekterfassung und Anwesenheitsverwaltung effizient kombinieren möchten.
Überstundenpläne und Überstundentöpfe
Die Verwaltung von Überstunden und Überstundentöpfen stellt eine zentrale Herausforderung für viele Unternehmen dar, insbesondere wenn komplexe Arbeitszeitregelungen und Kollektivverträge berücksichtigt werden müssen. In Odoo wurde die Funktionalität für Überstunden durch diesen Use Case auf ein neues Level gehoben. Die Kombinationsmöglichkeiten der Regeln für die einzelnen Überstundentöpfe wurden erweitert, sodass jetzt auch Überstunden mit bestimmten Zeitfenstern verknüpft werden können.
Folgendes Beispiel veranschaulicht die Komplexität der Zuordnung der Überstundentöpfe:
- Topf 1: Ab der 10. Stunde, wenn diese zwischen 06:00 und 19:00 Uhr liegt.
- Topf 2: Ab der 10. Stunde, wenn diese zwischen 19:00 und 06:00 Uhr liegt.
- Topf 3: Abendzuschlag zwischen 19:00 und 22:00 Uhr.
- Topf 4: Nachtzuschlag zwischen 22:00 und 06:00 Uhr.
Beispiel 1: Person A arbeitet von 07:30 bis 13:00 und von 13:30 und 19:00 Uhr
Resultierend daraus wird laut Regelung folgender Topf befüllt:
- Topf 1 mit 1 Stunde (von 18:00 bis 19:00 Uhr)
Beispiel 2: Person B arbeitet von 11:30 bis 17:30 und von 18:00 bis 24:00 Uhr
Resultierend daraus werden laut Regelung folgende Töpfe befüllt:
- Topf 2 mit 1 Stunde (zwischen 23:00 und 24:00 Uhr)
- Topf 3 mit 4 Stunden (zwischen 19:00 und 22:00 Uhr)
- Topf 4 mit 1 Stunde (zwischen 22:00 und 23:00 Uhr)
Mit diesen Beispielen erstreckt sich bereits die Komplexität, die durch eine solche Entwicklung einhergeht und welche Mechanismen im Hintergrund abgefragt werden, sodass am Ende vom Monat eine richtig berechnete Summe an Überstunden dem MitarbeiterInnen ausbezahlt werden kann.
Mittels dieser Funktionalität können Überstunden und Zulagen vom System berechnet werden und trotzdem die Flexibilität der Konfiguration im Unternehmen behalten werden.
Verrechnung von Zuschlägen an den Kunden
Die Verrechnung von Zuschlägen spielt eine wichtige Rolle in der Projektabrechnung und wurde im Rahmen dieses Use Cases in Odoo wesentlich vereinfacht. Neben der Berechnung von Mitarbeiterzuschlägen wurde das Projektmodul um eine neue Funktionalität erweitert, die es ermöglicht, jedem Projekt einen spezifischen Überstundenplan zuzuweisen. Dadurch werden die projektspezifischen Zuschläge automatisch berechnet.
Dank der Flexibilität des dp Time Report Standards, der die Erstellung beliebig vieler Überstundenpläne erlaubt, können Unternehmen nun unabhängig von der Mitarbeiterebene und Projektebene unterschiedliche Zuschläge berechnen. Das bedeutet, dass selbst wenn verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlichen Überstundenplänen an einem Projekt arbeiten, die korrekten Zuschläge für das Projekt berechnet werden. Gleichzeitig werden den Mitarbeitenden die Ihnen zustehenden Zuschläge entsprechend ihres eigenen Überstundenplans angezeigt und verrechnet.
Mitarbeiter Arbeitszeiterfassung in Odoo (dp-App)